Структура на разбивка на работата в Excel
Структура на разбивка на работата (WBS) в Excel се използва за визуално представяне на подреждането на различни задачи и дейности по проекта, график на ресурсите по време на планирането на проекта. Позволява ни да разделяме или разделяме проекта на по-управляеми части, като класифицираме проектните задачи в йерархия от събития, които допълнително се разделят на поредица от задачи, които не зависят от друга задача за завършване. Също така се използва за разпределяне на съответстващо оборудване, разходи, материали, труд и продължителност на времето за изпълнение на всяка задача.
Как да създам структура на разбивка на работата в Excel?
Пример # 1
Налични са шаблони за шаблони за разбивка на работата в Excel. С тези шаблони можем да създадем два вида структура на разбивка на работата:
Структура на дървото
Тази структура изглежда по следния начин:
Табличен изглед
Това изглежда по-долу:
Стъпка 1: Събиране на входове
Преди създаването на WBS са необходими няколко входа. Входовете на WBS се състоят от:
- Декларация за обхвата на проекта: Това е подробно описание на задачите и резултатите от проекта
- Изложение на изискванията: Това е подробно описание на резултата, който ще бъде доставен
- Активи на организационния процес: Това включва политики, насоки, образци, процедури, планове на организацията
- План за управление на обхвата на проекта: Това е документ, който помага да се разбере как могат да се предприемат промени в обхвата на проекта
Стъпка 2: Събиране на екип и заинтересовани страни
Тази стъпка включва идентифициране на това кой може да помогне за създаването на WBS. Това изисква сътрудничество с членовете на екипа. Например членовете на екипа могат да помогнат да се запишат всички задачи за завършване на проекта.
Стъпка 3: Определяне на представителството и подхода на WBS
Представянето може да бъде табличен изглед или дървесна структура, както е описано по-горе. Например за даден проект двете гледни точки на WBS са както следва:
Стъпка 4: Определяне на основните резултати и нива
Това включва разбиване на основните резултати на допълнителни компоненти и нива. Има три нива в WBS. Първият е пълният проект, вторият включва всички резултати, необходими за завършване на проекта, а третият включва разделяне или разбивка на резултатите на по-малки части като работни пакети. Работните пакети имат свързано с тях правило, т.е. те не трябва да бъдат завършени за по-малко от 8 или повече от 80 часа. Това правило 8/80 се прилага само за работни пакети, тъй като това са елементите, които се присвояват на член на екипа заедно с определен срок.
Стъпка 5: 100% правило
Това правило гласи, че всяко ниво на разбивка в WBS трябва да има всички елементи за доставка, които представляват 100% от неговия родителски резултат. Това правило е от съществено значение, за да се гарантира, че няма дубликати. За това е необходимо да се гарантира, че сумата от всички резултати на WBS се добавя до 100% от пълния проект. 100% трябва да бъдат приложени към всички поднива за оптимални резултати.
Стъпка 6: Схема за номериране
След дефиниране на компонентите на WBS, на всеки компонент трябва да бъде присвоен номер, който може да бъде посочен като WBS ID. Това представлява местоположението в структурата на WBS, на което се поставя всяко ниво на WBS. На първото ниво първото число или идентификаторът трябва да бъде 1, а следващите компоненти номерирани след това последователно. Например, 1.1 ще бъде присвоен за първия елемент от подниво, 1.1.1 за други елементи от подниво. 1.2 ще бъде зададен за друг под-елемент от първо ниво.
Стъпка 7: WBS речник
Това е документ, който описва всички елементи на WBS.
Така че след всички тези стъпки, WBS шаблон би искал по-долу:
Описанията на задачите могат да бъдат отстъпени или ръчно, като се използват бутоните „Отстъп“ в раздела „Начало“, или чрез условно форматиране. Също така, друг подход може да бъде създаването на списък, в който схемата за номериране също е част от Описание на задачата, така че да не се изисква допълнително отстъпване.
Пример # 2
При декомпозирането на проекта сега настройваме Excel за достъп или получаване на данните. Сега нека видим по-долу как можем да създадем един такъв шаблон в Excel:
Стъпка 1: Създайте долните колони отгоре:
- Идент. № на задачата
- Описание на задачата
- Предшественик
- Собственик
- Роля
- % Завършване
- Начална дата
- Крайна дата
- Доставяне на
Стъпка 2: След създаването на тези колони клетките трябва да бъдат форматирани. Първо форматираме идентификатора на задачата на клетката. За да го форматираме, първо маркираме колоната, която е определена за номера на задачите, като щракнем върху буквата в горната част на колоната. Щракнете с десния бутон върху избраната колона и след това изберете „Форматиране на клетки“ -> „Номер“ и задайте десетичните знаци на 1. След това форматираме колона: Предшественик, която ще проследява зависимостите на задачите. Това трябва да се настрои по същия начин като „Идентификатор на задачата“. „Начална дата“ и „Крайна дата“ трябва да бъдат настроени да приемат въведените дати.
Стъпка 3: Въведете данните.
Стъпка 4: След това можем да използваме условно форматиране за различни задачи, например да кажем, че искаме да подчертаем задачи, които са свързани с конкретен продукт, или са възложени на определен член, или задачи, които се дължат в даден период от време
Стъпка 5: Можем да видим и функцията „лента с данни“, за да представлява колона като „Графично% завършване“. Тази функция може да бъде достъпна в падащото меню „Условно форматиране“.
Неща за запомняне
- За да се създаде ефективна WBS, трябва да се използват съществителни, а не глаголи, за да се фокусира върху резултатите.
- Трябва да се използва йерархия или дървесна структура за илюстриране на връзката на резултатите за обхвата на проекта.
- Докато пробивате през нива на WBS, трябва да се спазва 100% правило.
- WBS трябва да се изгражда съвместно с всички членове.
- Най-високото ниво на WBS представлява финалния проект.
- Продължителността на всяка задача не трябва да бъде повече от 10 дни.
- Всяка задача трябва да е уникална и не трябва да има дубликати.
- Това може да помогне при подробна оценка на разходите.
